Animer une réunion

Une réunion se prépare, s'anime et se formalise.

Préparer

1. inviter les bonnes personnes
2. ordre du jour
3. prévoir la logistique (salle, horaires, videoprojecteur, téléphone, ...)
4. préparer les supports de présentation et en faire une simulation

Pendant la réunion

Le démarrage

• commencer à l'heure
• accueillir les participants et les remerciers
• faire un tour de table si tout le monde ne se connait pas
• leur dire ce que l'on va faire
• leur dire comment on va le faire et indiquer le timing (plan) et les règles du jeu
• distribuer les rôles
• présenter le premier point à débattre
• faire valider le compte-rendu de la réunion précédente ou repartir de la liste des actions définies précédemment

L'animation

La personne qui anime la séance devra:

• diriger les débats
• donner la parole et la prendre
• guider les débats (réfréner les bavars, faire parler les muets, ...)
• arrêter les digressions
• considérer toutes les idées comme valables, à priori
• écouter activement: reformuler et résumer ce qui a été dit
• recentrer le débat, rappeler les objectifs et le temps restant
• relancer le débat à partir de points positifs

La fin de la réunion doit se prévoir assez à l'avance pour pouvoir:

• faire la synthèse des débats
• en tirer les conclusions (souligner les progrès réalisés)
• définir les actions à mener ainsi que les acteurs et les délais (qui quoi quand)
• si les résultats sont insuffisants, prévoir une autre réunion, fixer la date immédiatement
• remercier les participants
• terminer à l'heure dite

Gérer les 7 nains

L'attitude de groupe dépend de l'animateur Toutefois certaines attitudes individuelles sont à gérer différemment:

• joyeux: avoir recours à lui quand on est en difficulté, ou après une remarque de grincheux
• simplet: pose des questions simples mais déstabilisantes. Attention à ne pas le brusquer: tout le monde aime simplet. Il pose les questions que personne n'ose poser.
• prof: veut prendre la place de l'animateur => le faire répondre aux questions de simplet
• grincheux: à faire gérer par l'ensemble du groupe. Ne pas le prendre en frontal.
• timide: ne pas oublier de le faire parler
• dormeur: il est fatigué
• atchoum: en retard, laisse son téléphone allumé. Il faut absolument le recadrer car sinon le groupe vous en voudrait et vous seriez perçu comme faible. Ne surtout pas le confondre avec simplet!

Techniques

1. pour reprendre la main: reformuler
2. pour faire taire quelqu'un: se mettre dans son espace vital

Après

1. envoyer le CR dans les 24h

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© 2012 Christophe de Livois

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