Déléguer

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Définition

C'est la transmission à quelqu'un de pouvoirs, d'une autorité dont on est investi.

C'est aussi la valorisation du collaborateur en élargissant son champ d'action et de compétences.

On délègue une mission ou une tâche et non une responsabilité.

Deux types de délégation

  • La délégation institutionnelle

Est mise en œuvre par le manager en fonction de l'ancienneté, de l'expertise, de la maturité, des motivations de ses collaborateurs.

  • La délégation organisationnelle

Est choisie et mise en œuvre par le manager en fonction du contexte, des moyens, des ressources du site

A retenir absolument: 3 critères

  • Objectifs clairs
  • Valider le SVP
  • Contrôler

Pourquoi déléguer?

Avantages

    • Motiver ses collaborateur - les développer
    • Gagner du temps en confiant ses missions secondaires
    • Tester un collaborateur
    • Organiser et mettre en place un organigramme
    • Définit un "quid" de la fonction déléguée

Attention aux risques

    • Risque de travail différent
    • Perte d'information (il s'en va)
    • Echec pour le collaborateur


Quelles questions se poser avant de déléguer? (SVP)

Evaluer le SVP

Pour responsabiliser et déléguer, le manager s'assure des trois points suivants:

  1. Sait-il? Si non former.
    • A-t-il eu l'occasion de pratiquer? Si non entraîner
  2. Veut-il? Si non, agir sur la motivation
  3. Peut-il? Si non, Equiper, documenter, organiser

Comment mener une bonne délégation?

Avant l'entretien

  1. Choisir la mission à déléguer
    • Attention: s'assurer que cette tâche est délégable - toutes ne le sont pas, en particulier le coeur de l'actvité de manager
  2. Evaluer le SVP (et niveau de maturité)
  3. Définir des objectifs SMART
  4. Prévoir des modalités de contrôle adéquates (fixer un rétro planning de contrôle)
  5. Adapter son style de management à la situation

Pendant l'entretien

  1. Le pourquoi + projet (vendre, valoriser, donner envie => Simon)
  2. Valider l'acceptation par le collaborateur
  3. Préciser les objectifs + indicateurs de réussite
  4. Les moyens
  5. Pilotage de la délégation (point d'étape)
  6. Encourager
    • Exprimer sa confiance à priori
    • Signaler sa disponibilité en cas de besoin

Après l'entretien

Contrôler

  • Féliciter

Ou

  • Ajuster et formuler une critique
  • Recentrer si nécesssaire

Quelques clés

  • Le manager reste disponible et se consacre à d'autres activités
  • Le manager réalise le suivi prévu
  • Il accepte qu'on puisse faire à sa manière dès lors que l'on reste dans le cadre de sa délégation

A la fin de la délégation:

  • Entretien de point sur le contrat de délégation: évaluation des résultats
  • Féliciter et identifier clairement les points à améliorer
  • Analyse des réussites et des difficultés rencontrées voire des échecs
  • Plan d'action pour surmonter ces difficultés lors d'une prochaine délégation

Les 7 étapes de la délégation

Préparation

  • Quoi et à qui :
    • l'objet de la délégation, le résultat à atteindre, l'étendue des décisions et moyen d'action
    • qui est le mieux placé (compétence - motivation - charge)
  • Où: le champ de la délégation ainsi que les lieux de réalisation
  • Quand: début/fin, rencontres régulières, disponibilité
  • Comment: quelle marge de manoeuvre, quelles méthodes possibles
  • Combien: indicateurs de réussite, fréquence des comptes-rendus
  • Pourquoi: pourquoi lui? pourquoi maintenant? pourquoi comme ça et pas autrement?

Annonce

  • Annonce de l'intention seule de déléguer
  • Décision définitive pas prise
  • Délai de réflexion

Délai de réflexion

  • Laisser la délégation mûrir
  • Travail du collaborateur sur les questions qu'il se pose et sur une ébauche de plan d'action

Entretien sur les modalités

  • Validation de la décision
  • Définition des modalités de mise en oeuvre (cf QQOQCCP)

Communication

  • Information donnée au reste de l'équipe
  • Communication auprès des personnes concernées (hiérarchie, autres services, clients)

Mise en œuvre

  • Contrôle selon les modalités définies
  • Suivi et disponibilité
  • Actions correctives

Bilan

  • Acter réussite ou échec
  • Les enseignements à tirer pour N+1 et N
  • Quid de la nouvelle compétence?
  • Quid des prochaines éventuelles délégations?


Chaque collaborateur est différent: relation au travail, implication, compétences, personnalité ...
Le manager doit être capable d'évaluer ce qu'il peut attendre de chacun d'entre eux.

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© 2012 Christophe de Livois

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